Con il presente documento, l’Associazione Sloweb (di seguito “Sloweb” o “Organizzatore”) Le fornisce informazioni relative al trattamento dei Suoi dati personali in relazione all’evento “Digital Ethics Forum” (di seguito “DEF” o “Evento”). 

La normativa in materia di Privacy (in particolare il Regolamento UE 2016/679, il “Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati” – noto con l’acronimo inglese “GDPR”) richiede a Sloweb, come Organizzatore del DEF, di fornirLe le seguenti informazioni sul trattamento dei suoi Dati Personali, ai sensi dell’art. 13 del GDPR.

Il “Trattamento di Dati Personali”, in parole semplici, è una qualsiasi operazione riguardante qualunque “informazione relativa a persona fisica, identificata o identificabile”. Ad esempio, nome e cognome, o un indirizzo e-mail con un “nome utente” che la identifichi (es. mariorossi@….), è considerato “Dato Personale”, e l’atto di raccoglierlo e registrarlo presso di noi è considerato “Trattamento”; così anche (sempre ad esempio) la comunicazione ad altri soggetti e la cancellazione.

La nostra Associazione è definita “Titolare del Trattamento”, perché stabiliamo come e per quali finalità trattare informazioni relative a persone fisiche; le persone che si trovano sotto la nostra diretta autorità (ad es. i nostri lavoratori) devono rispettare la normativa privacy.

Lei, in quanto “persona fisica a cui si riferiscono i Dati Personali”, è definito “Interessato”, e ha diritto di ricevere le seguenti informazioni su chi siamo, sul perché, su come e per quanto tempo trattiamo dati personali, e su quali obblighi e diritti Lei ha in merito.

Chi siamo?

Associazione Sloweb, C.F. 97823610015, con sede in Via Bertola, 35, 10122 Torino (di seguito anche “Sloweb”, “Organizzatore” o “Titolare del Trattamento”).

Perché trattiamo dati personali (Finalità), su cosa si fonda il trattamento (Base Giuridica) e quale è il periodo di conservazione dei dati?

Finalità 1: soddisfare le Sue richieste in merito all’Evento. Base Giuridica: necessità di adempimento di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta (la necessità di gestire la Sua richiesta in merito all’Evento). Periodo di Conservazione: due anni dall’ultimo contatto.

Finalità 2: consentirLe di partecipare all’Evento e inviarLe comunicazioni informative in merito allo stesso. Base Giuridica: la necessità di eseguire il contratto con Lei stipulato (quello di partecipazione all’Evento). Periodo di conservazione: due anni successivi all’Evento, salvo che la Normativa Applicabile ci imponga di conservarli per un periodo più lungo (o ce lo consenta a tutela dei nostri diritti e/o interessi legittimi).

Finalità 3: invio a mezzo e-mail di materiale a carattere culturale / divulgativo (es. Workshop, eventi e contenuti gratuiti). Base Giuridica: Il legittimo interesse di Sloweb a promuovere l’attività e diffondere i valori dell’associazione. Periodo di conservazione: fino ad opposizione al trattamento per motivi connessi alla propria situazione particolare.

Finalità 4: adempiere ad obblighi previsti dalla normativa applicabile (es: contabili e fiscali, di sicurezza ecc.) e/o eseguire ordini impartiti da Autorità. Base Giuridica: necessità di adempiere ad obblighi giuridici di cui è soggetto il Titolare del Trattamento. Periodo di conservazione: dieci anni dall’Evento, salvo che la legge ci imponga di conservare i dati per un tempo superiore (o ce lo consenta a tutela dei nostri diritti).

Finalità 5: accertare, esercitare e/o difendere un diritto. Base Giuridica: necessità di perseguire tale finalità in sede giudiziaria. Periodo di conservazione: non determinabile.

A chi comunichiamo i dati (Categorie di Destinatari)?

Nella misura minima necessaria per il raggiungimento di ciascuna delle Finalità, su uno dei presupposti di legittimità sopra descritti e sulla base della normativa applicabile e/o di un accordo contrattuale con il Titolare, comunicheremo o potremo comunicare i dati a:

1. soggetti necessari per l’esecuzione delle attività connesse e conseguenti alla realizzazione dell’Evento (es. fornitori di servizi informatici), che agiscono come Responsabili del Trattamento; 
2. soggetti da noi Autorizzati, impegnati alla riservatezza o destinatari di un obbligo giuridico alla riservatezza;
3. organizzazioni pubbliche e Autorità, se e nei limiti in cui ciò sia richiesto dalla normativa applicabile o da loro ordini, o per l’esercizio, l’accertamento e/o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

NESSUN DATO PERSONALE VERRÀ CONDIVISO CON LE ORGANIZZAZIONI PARTNER, SOSTENITRICI, PATROCINATRICI O COLLABORATRICI DI SLOWEB.

Il Titolare potrebbe diffondere le immagini (fisse e/o in movimento) ed eventuali registrazioni vocali con ogni mezzo (a mezzo stampa, via cavo, via etere, via web, via social network ecc.: es. YouTube, Vimeo, Facebook, LinkedIn). In caso di esercizio da parte dell’Interessato dei diritti di rettifica, cancellazione o limitazione del trattamento, il Titolare, nei limiti del possibile e ove ciò non comporti uno sforzo sproporzionato, comunicherà ai destinatari tale circostanza. 

Ulteriore diffusione dei dati può essere richiesta, in conformità alla legge, da Autorità o da altri soggetti pubblici per finalità di difesa o di sicurezza dello Stato o di prevenzione, accertamento o repressione di reati, o da organismi stampa per finalità di informazione.

Trasferiamo i dati personali fuori dell’Unione Europea?

Potrebbe accadere, in particolare a seconda della piattaforma utilizzata per gestire il suo svolgimento online, o per attività accessorie (es. l’invio di comunicazioni).

In ogni caso, ci assicuriamo che il trasferimento di dati personali al di fuori dell’Unione Europea avvenga unicamente verso Paesi che garantiscano un livello di protezione adeguato, per i quali esista una decisione di adeguatezza della Commissione Europea, o sulla base di una delle altre garanzie previste dal capo V del GDPR.

A seconda dei casi, utilizziamo piattaforme che potrebbero comportare il trasferimento di dati personali al di fuori dell’Unione Europea.

La piattaforma utilizzata è “Zoom”, fornito da Zoom Video Communications Inc. (società con sede a San José, California – USA); il trasferimento è effettuato sulla base del fatto che tale società incorpora, nel contratto di fornitura dei servizi, le Clausole Contrattuali Standard – Standard Contractual Clauses – a norma dell’art. 46 § 3 del GDPR e altre garanzie (per ulteriori informazioni vedi https://explore.zoom.us/it/gdpr/)

È obbligato a fornirci i dati personali?

Per le finalità di cui ai nn. 1, 2 e 4, deve comunicarceli perché sono necessari per l’esecuzione del contratto o di un obbligo giuridico.

Per la finalità n. 3 non è previsto il rifiuto di conferimento ma è possibile opporsi al trattamento.

Non è previsto che Lei possa opporsi al trattamento per la finalità n. 5 (accertamento, esercizio o difesa di un diritto).

Cosa accade se non ci comunica i Suoi dati?

Se Lei rifiuta di farlo per le finalità di cui ai nn. 1 e 2, non potremo soddisfare le Sue richieste in merito all’Evento, né potremo gestire la Sua richiesta di partecipazione all’Evento stesso.

Non è previsto il rifiuto di comunicazione dei dati per le finalità di cui al n. 3 (salvo l’esercizio del diritto di opposizione nei confronti dell’Organizzatore).

Non è previsto in ogni caso il rifiuto di conferimento dei dati per le finalità nn. 4 e 5.

Quali diritti ha?

Lei ha diritto di:

1. accedere ai suoi dati in nostro possesso, e di chiederne copia, salvo nel caso in cui l’esercizio del diritto leda i diritti e le libertà di altre persone fisiche;
2. chiedere la rettifica dei dati eventualmente incompleti o inesatti;
3. chiederne la cancellazione dei dati, salve le esclusioni o limitazioni stabilite dalla normativa applicabile (es. dall’art. 17 § 3 GDPR);
4. chiedere la limitazione del trattamento, ove ricorrano i presupposti e salve le esclusioni stabilite dall’art. 18 § 2 GDPR;
5. richiedere la portabilità dei dati (ossia riceverli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, per poterli trasmettere ad altro Titolare senza impedimenti), nei limiti in cui il trattamento sia basato sul consenso o sulla necessità di esecuzione di un contratto, ove tecnicamente possibile e salvo nel caso in cui l’esercizio del diritto leda i diritti e le libertà di altre persone fisiche;
6. proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (in Italia, www.garanteprivacy.it), o all’Autorità Garante dello Stato dell’UE in cui risiede abitualmente o lavora, oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione.

Diritto di opposizione: l’interessato può opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse dell’Organizzatore, per motivi connessi alla propria situazione particolare (es. pregiudizio all’onore, alla reputazione, al decoro), salva la dimostrazione da parte loro di un interesse legittimo cogente e prevalente a norma dell’art. 21.1 GDPR, e salvo che il trattamento sia necessario per accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria.

L’esercizio dei diritti di cui sopra può essere inoltre ritardato, limitato o escluso nei casi previsti dall’art. 2-undecies d. lgs. 196/2003.

Se ha dubbi o domande sul Trattamento dei suoi Dati, cosa può fare?

Ci può contattare al seguente recapito e-mail: [email protected]. 

Questa Privacy Policy è in vigore dal 15 ottobre 2022; ci riserviamo di modificarne il contenuto, in parte o completamente, anche a seguito di variazioni della normativa privacy; effettueremo la pubblicazione sul sito della versione aggiornata della Privacy Policy e da quel momento essa sarà vincolante: lei è perciò invitato a visitare con regolarità questa sezione.

Questa Privacy Policy riguarda esclusivamente i trattamenti di dati personali effettuati nel contesto dell’Evento e non anche quelli effettuati tramite il sito in cui è collocata. Per ulteriori informazioni consulta il footer (parte bassa) del sito, e consulta la pagina raggiungibile attraverso la dicitura “Privacy Policy”, “Informativa sulla privacy” o simili.

L’Associazione Sloweb non raccoglie intenzionalmente informazioni personali riferite a persone fisiche minori di diciotto anni. Nel caso in cui informazioni su minori fossero registrate, Sloweb, le cancellerà in modo tempestivo, su richiesta dell’Interessato o di chi eserciti la potestà su di esso.

---

“Autorità di Controllo”: l’autorità pubblica indipendente istituita da uno Stato dell’Unione Europea, o dall’Unione Europea stessa, incaricata di sorvegliare l’applicazione della Normativa Privacy (per l’Italia, il Garante per la Protezione dei Dati Personali,http://www.garanteprivacy.it).

“Autorità”: ente o organizzazione, pubblica o privata, con poteri amministrativi, giudiziari, di polizia, disciplinari, di vigilanza.

“Autorizzato”: la persona fisica, posta sotto la diretta autorità del Titolare, che riceve da quest’ultimo istruzioni sul Trattamento di Dati Personali, ai sensi e per gli effetti dell’art. 29 del GDPR.

“Codice Privacy”: il D. Lgs. 196/2003 e successive modificazioni e/o integrazioni (in particolare ad opera del D. Lgs. n. 101/2018).

“Comitato” o “EDPB”: il Comitato europeo per la protezione dei dati, istituito dall’art. 68 del GDPR e disciplinato dagli artt. da 68 a 76 del GDPR, che sostituisce il WP29 dal 25/5/2018.

“Comunicazione”: “il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall’interessato, dal rappresentante del titolare nel territorio dell’Unione europea, dal responsabile o dal suo rappresentante nel territorio dell’Unione europea, dalle persone autorizzate, ai sensi dell’articolo 2-quaterdecies, al trattamento dei dati personali sotto l’autorità diretta del titolare o del responsabile, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione, consultazione o mediante interconnessione” (come definita all’art. 2-ter, comma 4, lett. a del Codice Privacy).

 “Dato Personale”: “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”, come definito dall’art. 4, sottoparagrafo 1, n. 1, del GDPR).

“Destinatario”: “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o un altro organismo che riceve comunicazione di dati personali, che si tratti o meno di Terzi”, come definito dall’art. 4, sottoparagrafo 1, n. 9, del GDPR.

“Diffusione”: “il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione” (come definita all’art. 2-ter, comma 4, lett. b del Codice Privacy).

“GDPR”: il Regolamento UE 2016/679 “relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati)”.

“Interessato”: “persona fisica identificata o identificabile”, come definito dall’art. 4, sottoparagrafo 1, n. 1, del Regolamento UE 2016/679 (c.d. “GDPR”).

“Limitazione”: “il contrassegno dei dati personali conservati con l’obiettivo di limitarne il trattamento in futuro”, come definita all’art. 4, sottoparagrafo 1, n. 3, del GDPR.

“Marketing”: singolarmente o cumulativamente le finalità di invio di materiale pubblicitario, di comunicazione commerciale, di vendita diretta e di compimento di ricerche di mercato.

“Normativa” o “Normative”: una o più degli insiemi di norme indicati, nel presente Atto, come Normativa Privacy e Normativa Applicabile.

“Normativa Applicabile”: una qualunque disposizione, di qualunque rango, appartenente al diritto italiano o a quello dell’Unione Europea, in qualunque modo applicabile al Sito.

“Normativa Privacy”: il Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”), il D. Lgs. 196/2003 e successive modificazioni e/o integrazioni (“Codice Privacy”), nonché i provvedimenti adottati dall’Autorità di Controllo in esecuzione dei compiti stabiliti dal GDPR e dal Codice Privacy, e l’ulteriore normativa applicabile, di qualunque rango, inclusi i pareri e le linee guida elaborati dal Comitato.

“Pubblicazione”: l’azione con la quale il Titolare comunica un’informazione sul Sito, senza l’attuazione di procedure che ne impongano al Visitatore la visualizzazione.

“Responsabile”: “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento”, come definito dall’art. 4, sottoparagrafo 1, n. 8, del GDPR.

“Sito”: le pagine web esposte attraverso https://www.digitalethicsforum.com, sottodomini inclusi.

“Terzo”: “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che non sia l’interessato, il titolare del trattamento, il responsabile del trattamento e le persone autorizzate al trattamento dei dati personali sotto l’autorità diretta del titolare o del responsabile”, come definito dall’art. 4, sottoparagrafo 1, n. 10, del GDPR.

“Titolare”: “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali”, come definito dall’art. 4, sottoparagrafo 1, n. 7, del GDPR, e qui nello specifico Sloweb.

“Trattamento”: “qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione”, come definito dall’art. 4, sottoparagrafo 1, n. 2, del GDPR.

“WP29”: il Gruppo di lavoro per la tutela delle persone con riguardo al trattamento dei dati personali, istituito in virtù dell’art. 29 della direttiva 95/46/CE, i cui compiti sono fissati all’art. 30 della direttiva 95/46/CE e all’art. 15 della direttiva 2002/58/CE.